Деловая переписка: как написать письмо, чтобы вас поняли

Сколько раз вы сталкивались с ситуацией, когда отправляли подробное письмо коллеге, а в ответ получали вопрос, на который уже ответили? Возможно, ваш коллега просто не смог внимательно прочитать письмо из-за большого потока рабочих сообщений и упустил часть информации. Тем не менее не стоит сразу же обвинять получателя в невнимательности.

Проблема часто связана с тем, как составлено само письмо. Когда вы начинаете писать, вам хорошо известна суть сообщения, поскольку вы находитесь в контексте происходящего. Но коллега воспринимает информацию иначе — он не знает всех деталей или предпосылок, которые вам кажутся очевидными. Давайте разберемся, какие инструменты применять, чтобы облегчить восприятие писем и повысить эффективность деловой переписки.

Сформулируйте понятную тему

Сформулируйте цель и напишите тему. Так получатель сразу поймёт, о чём пойдёт речь, и сможет быстрее найти нужную информацию в будущем. Помните, новая цель — новое писем с соответствующей темой. Смешивание нескольких тем в одном письме затрудняет поиск и понимание информации

Начините с сути запроса

Самая важная информация должна быть расположена вверху, а остальная следует в порядке убывания важности. Для начала обозначим суть запроса. Поэтому первый абзац или предложение — это расширенная тема письма, его цель.

Разделите текст на абзацы

Одна мысль — один абзац. Когда текст представляет собой сплошное полотно, его трудно понять. Даже если сообщение длинное, разделите его на абзацы, чтобы облегчить чтение. Организуйте свои мысли в легко просматриваемые блоки. Такой текст будет легче воспринимать при быстром чтении, и вероятность того, что на него быстро ответят, возрастёт.

Разбивая информацию на небольшие блоки, вы облегчите читателю поиск и запоминание важных моментов. Вот как это можно применить на практике:

• Группируйте элементы по темам

• Используйте короткие абзацы (1–3 предложения)

• Оставляйте пространство между блоками информации.

Пропишите пункты

Все, что можно посчитать, записывайте отдельными пунктами. Например, список документов для заключения договора. Если в сообщении несколько вопросов, лучше их пронумеровать. И желательно расположить в порядке приоритета.

Сделайте текст легко «сканируемым»

Мы «сканируем» текст при чтении. Для удобства пользователей часто используются заголовки и подзаголовки в длинных текстах. Выровненные по левому краю заголовки помогают читателям ориентироваться и фокусироваться на нужной информации.

Вот как применить этот подход в вашем письме:

• Структурируйте текст с помощью заголовков и подзаголовков;

• Используйте простые и понятные слова, которые чётко передают суть блока;

• Применяйте выделение (умеренно!) для привлечения внимания читателей к важным словам и фразам.

Задайте вопрос в конце сообщения

В конце сообщения ясно напишите, что получатель должен сделать: ответить или приступить к выполнению задачи.Завершать сообщение лучше конкретным вопросом. Это стимулирует адресата к участию в диалоге и даёт ему понять, что от него ждут ответа. В противном случае неясно, что отвечать и нужно ли это делать вообще.

Пишите на простом языке

Используйте простой и понятный язык, чтобы добиться лёгкого восприятие сообщения всеми читателями. Избегайте сложных слов и длинных предложений, предпочитая краткие и ясные формулировки. Пишите в активном залоге, чтобы было ясно, кто выполняет действие. В деловой переписке избегайте метафор, лирики с избытком прилагательных, жаргона, аббревиатур и терминов, понятных только вам.

Напоминайте о дедлайнах деликатно

Некоторые задачи требуют срочного выполнения, но даже тогда лучше не беспокоить коллег в нерабочее время. Часто проблема оказывается не такой срочной, и её решение может подождать. Если возможно, постарайтесь не волновать коллег понапрасну. Уважайте личное время других, избегая выражений «срочно», «горит» или «дедлайн был вчера». Если дело действительно срочное, установите конкретный срок выполнения задачи.

Прикладывайте все необходимые материалы сразу

Если к сообщению необходимо добавить дополнительные материалы: документы, ссылки, картинки, то прикладывайте их сразу. Так вся нужная информация будет в одном месте, и собеседнику не придётся тратить время на поиски по чату или в ветке писем.

Не забудьте подпись

В электронной почте настройте блок с подписью, где укажите имя и роль в компании. В подписи обязательно должен быть альтернативный способ связи, например, номер телефона или ссылка на профиль в мессенджере. Если вы работаете в компании, то, скорее всего, у вас уже есть стандартный шаблон, в который нужно только подставить имя и должность.

Кстати, фразу «Заранее спасибо» лучше не писать, потому что собеседник может почувствовать, что на него давят. А еще избегайте шаблонных фраз: «с искренним уважением», «с нетерпением ждем ответа» и др.

Перечитайте письмо

Представьте себя на месте получателя и перечитайте письмо. Помните про эти вопросы:

• Легко ли считывается основная идея сообщения?

• Какую проблему я пытаюсь решить?

• Как сделать это сообщение проще?

• Что можно удалить?

Иногда мы спешим и допускаем ошибки или опечатки. Неаккуратное письмо может быть воспринято как проявление неуважения к получателю. Перед отправкой убедитесь, что текст лишён ошибок и неточностей.