Всё о тайм-менеджменте

Умение рационально распределять приоритеты позволяет жить насыщенной и наполненной жизнью, выполняя рабочие вопросы оперативно и своевременно. Управление временем дает больше выбора: у человека появляется возможность делать то, что ему приносит удовольствие.

Что это такое: основные термины и понятия

Речь идет о совокупности методов, которые помогают людям наиболее эффективно распоряжаться временем так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях. Основная задача тайм-менеджмента (далее — ТМ) состоит в том, чтобы помогать людям добиваться поставленных целей, грамотно управляя собственной жизнью. Человек может ограничиваться не только планированием, но и рассматривать решение любых вопросов с точки зрения рациональности.

Цели и задачи

ТМ — мощнейший функциональный инструмент, который одновременно решает самые разные задачи:

1. Повышение оперативности. Современный ритм жизни предполагает чрезмерное количество больших и маленьких дел (зачастую одновременно). Многозадачность приводит к тому, что человек не успевает выполнить часть задуманного и это ведет к накоплению задач. Тайм-менеджмент позволяет анализировать перечень вопросов, оценивать его реальную значимость, отказываться от лишнего. Таким образом, можно максимально эффективно распределить ресурсы и оперативнее решить текущие цели, сортируя их на главные и второстепенные.
2. Достижение результатов. При наличии важного дела человек старается приложить максимум усилий для достижения наилучшего результата. Благодаря техникам и инструментам тайм-менеджмента человек понимает, что конкретно приводит к повышению производительности труда, выстраиванию рабочего процесса и достижению максимума.
3. Сосредоточение на наиболее важном. Дефицит времени – еще одна проблема. Функциональность тайм-менеджмента поможет справиться с хронографами (всем тем, что ворует время). При этом человек научится оценивать важность настоящих ценностей и не тратить время на незначительные вещи.
4. Целеполагание. Тайм-менеджмент полезен и для воплощения задуманного: благодаря ему мечты могут превратиться в реальные достижимые цели.
5. Управление собой. Учет, планирование и распределение ресурсов в совокупности со знаниями психологии дают возможность контролировать себя. Имеются в виду техники, направленные на борьбу с прокрастинацией и на создание мотивации. Они позволяют определить и контролировать уровень самодисциплины, позволяющий достичь поставленных целей.
6. Управление жизнью. Тайм-менеджмент является инструментом, который дает возможность справляться с внешними обстоятельствами и самостоятельно распоряжаться собственной судьбой.

Основные правила ТМ

Для эффективной организации времени используется научный подход.

Мыслитель Сенека 2000 лет назад разделил время на две категории: полезное (хорошее), и бесполезное (плохое). Он вел учет времени письменно и оценивал его с точки зрения эффективности.

Итальянский ученый Альберти (XV век) для управления временем внедрил 2 правила:

1. Ежедневно утром письменно обозначать дела.
2. Распределять их в порядке уменьшения степени важности.

В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила. Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность.

1. Постановка. Согласно ТМ, нужно ставить и крупные цели (которые бы касались всей жизни), и более мелкие (ежедневные, ежемесячные и т.д.)
2. Планирование. Каждый вид деятельности прописывать. Выбор действий и последовательность – основной метод тайм-менеджмента. Так происходит организация рабочего процесса.
3. Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения. Сосредоточившись на них, можно быстрее достигать задуманного.
4. Ориентация на самодисциплину. С помощью этой способности можно руководствоваться приоритетами, избегая мимолетных желаний отвлечься. Важно отметить, что при отсутствии у человека самого минимального уровня самодисциплины, в полную силу использовать ТМ не получится.
5. Планирование отдыха. Умение расслабляться и отдыхать – сохранение работоспособности. Отдых помогает перезарядиться, отвлечься и восстановить резервы организма. Это важно, потому что помогает избежать стрессовых ситуаций и выгорания.
6. Фиксирование задач. Записывайте все дела (лучше использовать ежедневник). Если не отмечать задачи, выглядят необязательными, быстрее забываются и в итоге остаются невыполненными.
7. Декомпозиция. Глобальные дела делятся на отдельные подзадачи, это облегчит планирование и психологически будет проще к ним приступить.
8. Градация планов. При управлении временем готовятся планы на неделю, а при расписании на неделю – планы на месяц. Это поможет без остановок направляться к цели.
9. Противостояние хронофагам. Растрачивание времени впустую приводит к непродуктивности. Например, постоянное отвлечение на просмотр социальных сетей.
10. Противостояние отвлекающим факторам. Все, что отвлекает, снижает производительность и приводит к усталости. Во время работы следует максимально «отстраниться» от внешнего мира, например, отключить уведомления, переключить мобильный в режим без звука. По этой же причине просмотр сериалов в фоновом режиме во время уборки является не лучшей идеей, так как мешает сконцентрироваться на основной текущей деятельности.
11. Противостояние мультизадачности. Желательно заниматься только одним делом. Одновременное выполнение нескольких задач ведет к повышению уровня стресса и неспособности выполнить хотя бы одну задачу целиком.
12. Повышение производительности. Организация рабочего процесса должна быть устроена так, чтобы получить максимальный результат с минимально затраченным ресурсами.
13. Проявление гибкости. Когда меняются обстоятельства, нужно последовательно менять и планы.
14. Создание собственной системы ТМ. Не существует универсальных решений. Каждый метод адаптируется под конкретного человека. Поэтому следует выбирать из всего арсенала инструментов ТМ методы, работающие только для вас.
15. Проведение анализа. Оценивать эффективность деятельности, обнаруживая слабые места и недостатки, позволит улучшать свою систему тайм-менеджмента и добиваться желаемого.
16. Непрерывное саморазвитие. Главный инструмент ТМ — человек. Эффективность деятельности связана с личными качествами: уровень самодисциплины, знания и навыки, умение размышлять и принимать решения. Поэтому важно постоянно учиться чему-то новому, повышать гибкость мышления и приобретать новые навыки.

Основные техники

Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, не очень важные;
• неважные и несрочные.

1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.

Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.

Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.

Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.

При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).

«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.

Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.

Брайан Трейсиспециалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.

Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.

Методы тайм-менеджмента

Готовиться с вечера
Вариант для тех, кому сложно просыпаться рано утром. Рабочие и личные дела на следующий день нужно записывать в конце предыдущего рабочего. Так можно оценить нагрузку и заранее распределить все задачи.

N минут времени
Метод направлен на борьбу с прокрастинацией – регулярным откладыванием задач, независимо от степени их важности. При отсутствии желания что-либо делать, начните выполнять задачу хотя бы несколько минут.

Соблюдайте дедлайны
Обязательно устанавливайте конкретные сроки. Они помогают работать быстрее. Самостоятельно установленные дедлайны помогают завершать дела в срок. Однако если будут задействованы внешние дедлайны, установленные другом или коллегой, задачи будут выполняться еще быстрее.

Мелкие задачи
Самые незначительные задачи, занимающие порядка 1-2 минут, можно выполнять в ту же минуту, когда они появляются. Например, проверить электронный ящик.

Автофокус
Вариант подойдет работающим без сроков. Автор метода Марк Форстер отмечает, что все задачи нужно выписать в единый список, затем медленно прочитать, пока не сконцентрируетесь на одной задаче. Объем выбранного дела не играет роли, тут важно желание осуществить задуманное прямо сейчас.

Перенесите на завтра
Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», советует не заниматься сразу всеми срочными задачами, лучше отложить их на завтра. Для распределения необходимо вести так называемые закрытые списки дел, в которые нельзя включить новое дело, но его можно записать в список следующего дня. Данный подход позволяет фокусироваться на действующих задачах и выполнять только сегодняшнюю работу.

Зафиксированное время
Имеются в виду методы выполнения по таймеру. Это помогает оценивать цену собственного времени, повышать продуктивность, тренировать силу воли и исключать выгорание.

Техника Pomodoro или «система 25 минут»
Этот метод разработан Франческо Чирилло. “Помидором” называется интервал в 30 минут. При этом 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Необходимо выполнить 4 таких интервала, затем сделать перерыв в 30 минут. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.

Девять дел
Метод основан на иерархии задач. Принцип предполагает, что в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи меньше и пять мелких. Задачи могут быть совершенно разные – от подготовки к встрече с будущими клиентами, до покупки корма для рыбок.

Канбан
Данный метод организации работы создан для распределения нагрузки между людьми и завершения дел в указанный срок. Прием фиксирует все шаги, при этом не позволяя ничего не забыть. Традиционный канбан – это таблица с 3 столбцами «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Необходимо распределить все задачи между этими тремя столбиками. Так можно проследить, как идет работа.

Инструменты

Есть разные предметы, приспособления и приложения, позволяющие более рационально «управлять временем»: главные, которые находятся в постоянном пользовании, а также второстепенные, используемые по мере необходимости.

В числе ведущих:

• Блокнот и ручка. Это самый простой и доступный вариант, который позволяет осуществлять любые техники ТМ. Основной минус – нет автоматизации и интерактивности. В этом случае человек должен сам следить за выполнением задач.
• Печатные органайзеры – блокноты со специальной разметкой для разных техник тайм-менеджмента. Они помогают лучше контролировать существующие задачи.
• Электронные органайзеры – специализированные программы, онлайн-сервисы, для планирования задач. Сейчас это наиболее популярный инструмент. Такие органайзеры значительно облегчают распределение задач, поскольку фильтруют и группируют задачи, автоматически, сортируют повторяющиеся цели и информируют о задачах. Пример электронного органайзера —ЛидерТаск, который позволяет планировать личные и рабочие дела. В приложении есть канбан-доски, проекты, ежедневник и встроенный календарь.

В числе вспомогательных инструментов тайм-менеджмента:

• Таймер. Ограничивает время на реализацию дел, измеряет рабочее время и время для отдыха.
• Чек-листы. Необходимы для поэтапного выполнения сложных дел или проверки ранее осуществленных целей.
• Ментальные карты. Нужны для хранения информации, планирования задач.
• Электронные таблицы. Еще один популярный инструмент для структурирования информации и планирования.
• Канбан-доски. Позволяют эффективно организовывать работу. Они представляют особую ценность для командной работы.

Еще один инструмент — специальные электронные приложения, в числе которых Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker, Notion.

Обучение

Ценность тайм-менеджмента в его эффективности. В основном его используют как инструмент по достижению задач. Многие вынуждены работать и жить в постоянном состоянии «белка в колесе», растрачивая все свое время на десятки разных дел.

Тайм-менеджмент, планирование дня и распределение задач помогут решить проблему отсутствия времени. Обучение в Академии «Технологий Доверия» поможет оценить ценность времени, научиться грамотно распределять время и максимально эффективно планировать ежедневные задачи можно.

У нас Вы можете записаться на курсы по тайм-менеджменту.

Вопросы и ответы