Контакты
Марина Мальцева
+7 (812) 326-69-69, доб. 4240
О семинаре
Умение четко излагать мысли в письменной форме – обязательный навык для любого менеджера. Исключить переписку как средство коммуникации, отдав предпочтение личным встречам и телефонным звонкам, невозможно. Уже сейчас мы бесконечно переписываемся в мессенджерах и по электронной почте потому, что это самый быстрый и удобный способ делового общения. Эффективное деловое письмо будет играть все более важную роль в работе организаций. Именно поэтому Академия разработала семинар для тех, кто хочет улучшить качество деловой переписки, сделав ее максимально продуктивной.
Закономерно, что письменная речь для нас сопряжена с некоторыми сложностями. Разговаривая, мы полагаемся на жесты, интонации и выражение лица. Столкнувшись с необходимостью передать мысль при помощи одних только слов, мы теряемся. Итогом наших усилий не всегда становятся ясно выраженные мысли и четкие формулировки. Результат – недопонимание со стороны адресата, необходимость давать дополнительные разъяснения и трата времени. Курс делового письма от призван исключить повторение подобных ситуаций. В рамках практического семинара «Эффективное деловое письмо» участники познакомятся с теорией продуктивной бизнес-переписки и научатся корректно составлять и оформлять важные письма.
Цели тренинга
1. Ознакомить участников с основами эффективной письменной деловой коммуникации.
2. Сформировать у участников первичные навыки:
- подготовки к написанию эффективных деловых писем, включая навыки подбора и структурирования релевантной существенной информации.
- написания целенаправленных динамичных сжатых текстов, ориентированных на читателя.
- вычитки и исправления составленных текстов.
Целевая аудитория
Руководители, менеджеры, специалисты
Почему Академия?
- Уникальные материалы, разработанные экспертами
- Четкая структура и доступная увлекательная форма изложения материала
- Закрепление полученных знаний с помощью практических заданий, игр, бизнес-кейсов, видео
- Создание атмосферы заинтересованности на занятиях, вовлечение участников в дискуссии
Основные темы
1. Составление стратегической карты письма
- Основная идея - как и зачем правильно формулировать основную идею письма.
- Профиль адресата - что необходимо знать об адресате, чтобы подстроить свое письмо под его интересы и потребности.
- Цель письма - как точно сформулировать коммуникативную цель письма и запрограммировать реакцию и дальнейшее поведение адресата.
2. Структурирование информации и текста письма для обеспечения однозначности его понимания адресатом
- Структурирование информации:
- Подготовка ментальной карты письма для логичного представления информации.
- Структурирование собранного материала по методу пирамиды.
- Оценка релевантности информации.
- Оценка подготовленности адресата для восприятия информации.
- Структурирование текста:
- Значение и правила написания темы письма.
- Правильность написания вступления к письму.
- Порядок представления ключевой информации.
- Значение и правила написания заключения к письму.
- Удобные шаблоны стандартных деловых писем.
- Современные клише, позволяющие поддерживать необходимый тон письма.
3. Составление динамичного сжатого текста письма
- Как сделать письмо максимально сжатым, чтобы сократить время его прочтения адресатом:
- Определение значимости информации для адресата.
- Выделение ключевых пунктов.
- Использование упрощений.
- Как сделать текст более удобным для облегчения прочтения.
- Как правильно структурировать абзацы.
- Как правильно писать перечисления.
- Как обеспечить тексту динамичность.
4. Выбор стиля письма для достижения соответствующего тона и эмоционального настроя
- Определить необходимую степень формальности делового письма.
- Как и зачем представлять одну и ту же информацию в разных стилях: официально-бюрократическом, современном деловом и неформальном деловом.
- Как правильно выдержать тон представляемой информации (жёсткий, нейтральный, мягкий, дружелюбный).
1. Подготовка к написанию эффективного делового письма.
- Как правильно сформулировать цель письма.
- Как эффективно подстроить свою цель под интересы и потребности адресата.
- Как точно сформулировать желаемую реакцию адресата.
2. Сбор и структурирование информации для представления адресату
- Как правильно собрать информацию для эффективного делового письма.
- Как организовать собранный материал.
- Как составить эффективный план письма.
3. Составление динамичного сжатого текста письма.
- Как правильно структурировать абзацы.
- Как правильно написать вступление к письму, чтобы заинтересовать адресата.
- Как логично представлять информацию (классические основы для разбивки информации на пункты).
- Как писать динамичные предложения.
4. Выбор соответствующего стиля письма.
- Как определить необходимую степень формальности эффективного делового письма.
- Как представлять одну и ту же информацию в разных стилях: официально-бюрократическом, официально-деловом, современном деловом.
- Как правильно выдержать тон представляемой информации (жёсткий, нейтральный, мягкий).
5. Правильное форматирование и вычитка письма.
- Визуальные способы воздействия на адресата.
- Виды правок.
6. Особенности написания стандартных деловых писем.
- Структура отдельных видов деловых писем.
- Особенности написания писем негативного содержания.
- Особенности внутренней переписки между сотрудниками подразделений по электронной почте.
Результаты семинара
Участники семинара:
- Повысят эффективность письменной деловой коммуникации с коллегами, руководителями, клиентами и партнерами по бизнесу.
- Освоят технологию управления поведением адресата по электронной почте.
Обучение деловому письму включает в себя теоретический и практический блоки. Итогом прохождения тренинга в Академии станет знакомство с различными видами деловых писем и умение составлять каждый из них. В ходе семинара его участники разберут типичные ошибки, встречающиеся в корпоративной переписке. Краткий обучающий курс поможет повысить эффективность бизнес-писем, а также продуктивность взаимодействий внутри организации.
Это полезно
Под деловым письмом подразумевается как внешняя письменная коммуникация – например, с партнерами и клиентами, так и внутренняя переписка организации. Деловая переписка является неотъемлемой частью функционирования больших и малых компаний. С ее помощью организуются ежедневные операции внутри организации и осуществляется взаимодействие с внешними партнерами.
Требования к деловой переписке претерпели значительные изменения в последние десятилетия. Тренинги делового письма больше не акцентируют внимание на необходимости соблюдать высокую ступень формальности в бизнес-коммуникации. С повсеместным распространением письменного общения язык деловой переписки стал более свободным, приблизился к привычной повседневной коммуникации. В то же время деловые письма должны быть четкими, понятными и грамотными. Только в этом случае они достигнут своих целей.
Правило 10,000 часов работает только в том случае, если практике предшествует усвоение теоретических основ. В противном случае практик рискует вновь и вновь повторять одни и те же ошибки. Семинар по деловому письму – отличный старт для тех, кто хочет сделать корпоративную переписку более результативной.
Сертификат
Слушателям выдаётся свидетельство об участии в семинаре «Эффективное деловое письмо», а также при необходимости сертификат, подтверждающий количество CPD-часов.