Как начинаются успешные проекты? Чек-лист по подготовке к вводному совещанию

Вводное или стартовое совещание — отправная точка в работе над проектом. На нем команда проекта обсуждает планы взаимодействия, формулирует общие цели и разъясняет детали работы, а также обсуждает возможные риски.

Стартовая встреча должна быть живой и результативной, а не представлять собой лишь передачу информации. Если вам необходимо заранее предоставить справочные материалы, сделайте это в письменной форме. В совещании должны активно участвовать члены команды, заинтересованные стороны и все, чья деятельность каким-либо образом связана с проектом.

Как же подготовиться к проведению вводного совещания, если вы возглавляете проект или активно участвуете в нем? Вместе с Дмитрием Гендиным, экспертом курса «Практика управления проектами», составили для вас чек-лист, по которому вы можете составить план встречи.

Это важный аспект, даже если участники проекта знакомы. 

Инициируйте беседу и подумайте о том, как можно «растопить лёд» с помощью несложной и быстрой совместной активности. 

Предложите каждому представиться и рассказать о своей роли в проекте и о вопросах, с которыми к нему можно обращаться.

Ключевой момент в подготовке к вводному совещанию — составление повестки, включающей перечень тем, которые будут обсуждаться на встрече. Подход к формированию повестки зависит от специфики проекта, но основные пункты должны касаться вопросов: кто, что, где, когда, почему, зачем и как.

К этой части совещания лучше иметь под рукой следующие документы:

• техническое задание, в котором указаны виды работ и сроки их выполнения;

• документ, определяющий объём работ по проекту и описывающий ожидаемые результаты;

• график реализации проекта, предоставляющий общую картину предстоящих задач с указанием сроков;

• результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике;

На вводном совещании следует согласовать порядок контроля выполнения работ, чтобы команда и клиент могли регулярно получать информацию о прогрессе и контрольных точках проекта.

Например, можно договориться о предоставлении регулярных отчётов в удобной форме для всех заинтересованных сторон, содержащих данные о бюджетных затратах, выполненной работе и соответствии графику выполнения задач.

Также важно уделить внимание регламенту коммуникации между участниками. Определите инструменты для совместной работы, которые планируется использовать в течение проекта, и совместно с командой разработайте правила их использования для связи.

Согласование этих вопросов на начальном этапе оптимизирует коммуникацию в рамках проекта и позволит учесть мнения и предложения всех участников.

Никто не застрахован от внезапных изменений в процессе работы. Поговорите с коллегами (и заказчиком), чтобы обсудить план совместного выявления и решения проблем, а также разумные возможные отклонения от графика и бюджета.

Постоянное обсуждение потенциальных проблем, анализ того, как минимизировать их появление и ослабить влияние на ход работы подготовит команду и клиента к возможному маневру и поможет оперативно решать возникающие трудности.

Физический или электронный документ, фиксирующий все, что было утверждено на вводном совещании поможет закрепить договоренности, сферы ответственности и отслеживать прогресс по исполнению проекта.

К нему всегда можно обратиться, если у клиента или команды возникли вопросы или недопонимания.